Hogyan kezeljük az akciós lapokat?

Egy kipróbált módszertan, amely sikeres

február 27, 2016

A Patikablogon a mai nappal kezdődik a 2016-os év, mely egyben a Patikai Digitális Fejlesztés Éve (PDFÉ). Hogy mit is takar ez? Apránként ki fog derülni, csak olvasd figyelmesen a bejegyzéseket!

311. Lehetne akár az EUR/HUF árfolyam is (pont stimmelne is), de nem az. 311 napja nem volt bejegyzés a blogon, melynek okairól azért nem írok – még -, mert lezártam és magam mögött hagytam egy korszakot. A korszakot, melyben naivan úgy gondoltam: van hely és igény a változásra. Nos, nincs.

Ha a fenti bevezetőre te is felhúztad a szemöldököd és azt válaszolod hangosan “már, hogy ne lenne?!”, akkor te vagy a 2016-os évben a Patikablog és a PDFÉ fő célközönsége, üdvözöllek!

Partvonalról kiabálok

Többen megkerestek az elmúlt 2-3 évben, konkrét patikai ügyekkel, tanács kéréssel és bár tudtam segíteni, fontosnak tartottam minden esetben elmondani: már nem dolgozom patikában közel 3,5 éve. Sajnos viszont nem volt a közelmúltban semmi olyan jelentős változás, amely miatt ez a tény bármiféle hátrányt is jelentene a meglátásaim, tanácsaim, tapasztalataim megosztásában. Sőt! Kicsit kivülről szemlélve sokkal jobban, objektívebben tud az ember véleményt formálni.

Csapjunk bele, akciózzunk!

Beosztott gyógyszerészi és patikavezetői korszakomban szembesültem azzal a problémával, hogy a különböző gyártók képviselői rendre bombáztak az akciós lapjaikkal. A rámenősebbek, célorientáltabbak azonnali döntést kértek, a lazábbak, kevésbbé profik csak “bedobták” az akciós lapot, ha gondolom rendeljek róla.

Míg előbbi eset a napi munkarendből vett el időt és energiát, utóbbi esetben simán elkallódtak az akciós lapok és bár a termékkör érdekes lett volna, lecsúsztam akciókról. Gondolom neked is ismerős a helyzet, mikor a 2-3 héttel korábban megkapott akciós lapért jön a képviselő, szeretné felvenni a rendelést, te pedig még hozzá sem fogtál, sőt mi több: már rég a kukában van a papír…

Aki számára fontos patikája pénzügyi stabilitása és jövedelmezősége, az hamar rájön a gyártói akciók hasznosságára és arra, hogy felelőtlenség ezeket kihagyni. Csakúgy, mint ahogyan az is, ha a nagy siettségben átgondolatlanul vagy megszokásból rendelünk akciós terméket.

A módszer, mely működik

Ígértem, hogy 2016 a Patikai Digitális Fejlesztés Éve (PDFÉ) lesz. Íme hát a módszerem lépésről lépésre, amelyet az általam vezetett patikában sikeresen használtam:

  • vegyél az IKEA-ban egy DOCUMENT irattartót
  • a felső fiók lesz az INBOX, ide kerül minden irat, ami bejön az irodádba és fel kell dolgozni. Ezt a fiókot naponta, kora délután “takarítsd” ki!
  • a második fiók tartalmazza azt, amit még aznap, de legkésőbb másnap meg kell oldanod. Ezt a fiókot naponta, reggel “takarítsd” ki!
  • a harmadik fiók lesz egy általános gyűjtő, itt tárolod azokat az iratokat, melyek nem sürgősek, de még vissza kell rá térni. Ezt a fiókot hetente “takarítsd” ki!

De hova kerülnek az akciós lapok?

Természetesen először az első fiókba. Innen viszont három útja lehet egy akciós lapnak: vagy átkerül a második fiókba vagy szkennelés útján felkerül a számítógépedre. Vagy megy egyenesen a kukába.

A második fiókba azok az akciós lapok kerülhetnek át, melyeket egyszerű kitölteni abban az értelemben, hogy biztosan tudod: akarsz élni az akcióval. Ezek általában kurrens termékek, nagyobb fogyással, nagy forgási sebességgel, így nem árt, ha nem csak úgy exhas töltöd ki, hanem kicsit utánaszámolsz, miként lehet maximalizálni a hasznodat, esetleg hogyan tudod elérni a nagyobb csomagértéket, így a nagyobb százalékos kedvezményt.

Mik kerülnek a számítógépre és hogyan?

A “komolyabb” akciós lapokat mindenképp érdemes ezzel a módszerrel kezelni. Komolyság alatt azt értem, hogy összetettebbek a csomagok, több terméket tartalmaznak, kell neki legalább 20-30 perc, hogy át tudd gondolni, hogyan is tudsz profitot maximalizálni a rendelésből. Szintén számítógépre kerülnek azok az akciós lapok, melyeknek hosszabb idejű a lejárata és még nem döntötted el, hogy akarsz-e rendelni belőle vagy sem. A biztonság kedvéért az eredeti lapot átrakhatod szkennelés után a harmadik fiókba, vagy mehet a kukába, iratmegsemmisítőbe – természetesen csak akkor, ha nem elektronikusan akarod leadni a rendelést.

A varázslat

A digitalizálás (szkennelés) után jön a módszerem egyik kulcsfontosságú része: a fájlok elnevezése.

Fontos, hogy ha ránézel a gépeden a fájlnévre, egyből lásd azokat az alapvető információkat, melyből be tudod azonosítani az akciós lapot.

Az én fájljaim így néztek ki, például egy 2016. március 14-i lejáratú akció: 20160314_cegnev_termeknev.pdf

Miért jó ez? Látom egyből, hogy meddig tudom leadni a rendelés. Látom, hogy melyik cég melyik termékéről van szó, természetesen csak akkor, ha konkrét termékre szól az akció. Légy kreatív, találd meg a saját logikádat hozzá, legyen ez egy iránytű!

Érdemes legalább hetente ránézni a számítógépen arra a mappára, ahova beszkennelted az akciós lapokat. Én a hétfői napon szoktam átnézni, és ha azon a héten lejár egy akció, akkor felírtam magamnak a telefonba vagy az asztali naptárba, mint elvégzendő feladat.

Mi történik az akciós lapokkal, miután leadtam őket, vagy ha lejártak? Vagy archíválom, vagy törlöm őket. Hogy mikor melyiket, azt rádbízom. Ha például szeretnéd összehasonlítani egy adott cég akcióit, érdemes megtartani a korábbi lapokat, a számítógép tárhelyén bőven elfér. A lényeg, hogy egy másik mappába helyezd át lejárat után, hogy a fő “akciós mappád” az mindig naprakész legyen. Lejárat után már nincs ott helye az akciós lapnak!

Ha azonban egy kisebb fajsúlyú termékcsoportról/cégről van szó, akkor egyszerűen töröld lejárat után.

Az igazi digitális akció

Számos cég képviselője él a lehetőséggel, hogy e-mailben is kommunikál a gyógyszerészekkel. Kifejezetten ajánlom ezt a megoldást, mert azon túl, hogy gyors, visszakereshető még környezetbarát is – nincs felesleges papír nyomtatás.

Az e-mailben történő akció ledásának van még egy előnye: teljesen a számítógépen tudod tartani az akció ügyintézését, a kapott excel táblában számolni is egyszerűbb, egyből látod a csomag értékét, az elért százalékot és még a képviselő is hálás lesz érte, hogy nem a kőkorszaki faxon küldött megrendelést kell otthon bogarásznia és rádtelefonálnia, hogy “az ott egy hármas vagy egy nyolcas” ?

+1 tipp

A digitálisan rendszerezett és kitöltött akciós lapok nagy előnye, hogy később is bármikor visszakereshető, így egy-egy kérdés, vitás eset kapcsán (pl. nem annyit kaptál, mint kértél) jól jön, ha van a kezedben valami.

Azokat az akciós lapokat is javaslom digitalizálni, melyeket egyszerű volt kitölteni és még frissen, a képviselő jelenlétekor kitöltöttél. Ha az eredetit el is viszi magával a képviselő, kb. 10mp alatt be tudod szkennelni magadnak és van belőle egy példányod. Ilyenkor a fájlnév egy 2016. február 27-én leadott akció esetében nálam így nézett ki: LEADOTT_20160227_cegnev_termeknev.pdf

Majd egyből átkerült az “ARCHÍV” vagy “LEADOTT” mappába, ezt csináld saját tetszésed szerint.


 

Ha tetszett a bejegyzés, osszd meg Facebookon, mondd el ismerőseidnek, küldd el faxon vagy e-mailben, de a legjobban annak örülök, ha elkezded használni a módszert!

Ha kérdésed van a módszerrel kapcsolatban, ne habozz írni, az oldal alján megtalálod az e-mail címem!

A bejegyzéshez a Patikablog Facebook oldalán tudsz hozzászólni!

A "Like" gombra nyomva megoszthatod ismerőseiddel a bejegyzést!

ÜGYELETES GYÓGYSZERTÁR KERESŐ

nextserver A Patikablog oldalait a NEXTSERVER tárolja.